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Altenheim 4.2020: Behalten Sie den Überblick - durch vorausschauende Planung der Abwesenheiten

In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets einen Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im vierten Teil geht es um die vorausschauende Planung der Abwesenheiten.

 

DAS PROBLEM

Alles kommt immer unerwartet, plötzlich und zeitgleich. Die Auszubil­denden sind in der Schule, ein Teil der Mitarbeiter im Urlaub und auf Fortbil­dung und ausgerechnet jetzt „überrollt“ eine Krankheitswelle die Einrichtung. Wer kann noch einspringen, wieviele Stunden an „Ersatzmitarbeitern“ werden überhaupt benötigt? Können alle geplanten Neuaufnahmen durch­geführt werden? Werden Leasingkräfte benötigt? Wann ist wieder Besserung zu erwarten?
Neben dem allgemeinen Personalman­gel in der Pflege, insbesondere bei den Fachkräften, wird die wichtigste Frage immer häufig vergessen: Ist die „gefühlte“, akute Personalknappheit auch tatsächlich objektiv gegeben?

 

Die Lösung


Um hier zu einer korrekten Antwort zu kommen, ist es notwendig, die vor Ort benötigten und refinanzierten Mitarbeiterstunden genau zu kennen, inklusive der natürlichen Schwankungsbreite. Begonnen werden sollte mit einer (langfristigen) Mitarbeiterplanung. Dazu zählt insbesondere die jährliche Urlaubsplanung, die bei vielen Einrichtungen im Oktober oder November für das Folgejahr abgeschlossen wird.


Um hier eine gleichmäßige Verteilung auf die einzelnen Monate zu erhalten, ist es ratsam, alle Urlaubswünsche der Mitarbeiter bis Mitte Oktober einzusammeln und zu erfassen. Ebenso sollte klar definiert sein, wieviel vom Jahresurlaub zu verplanen ist. 100 Prozent wären schön aus Sicht des Dienstplaners, aber nicht unbedingt mitarbeiterfreundlich. Eine Quote um die 90 Prozent sollte erfahrungsgemäß angestrebt werden. Je geringer die Quote ist, desto wichtiger ist es, im Jahresverlauf den Resturlaub im Blick zu haben.


Ebenso sind die Feiertage zu berücksichtigen. Werden die Mitarbeiter für diese Tage zusätzlich entlohnt, müssen Feiertage als Fehltage bzw. Stunden berücksichtigt werden. Wenn ein Mitarbeiter mit einer 40-Stunden-Woche zum Beispiel während einer Woche mit Feiertag 32 Stunden zu arbeiten hat (Sollstundenreduzierung), sind für diesen Mitarbeiter acht Feiertagsstunden als Abwesenheit anzusetzen. Gleiches gilt, wenn dem Mitarbeiter für den Feiertag acht Stunden unabhängig der eigentlichen Arbeit gutgeschrieben werden (Ist-Anrechnung).


Sobald weitere Abwesenheiten bekannt sind, zum Beispiel durch Schulzeiten der Auszubildenden, Fortbildung der Mitarbeiter oder auch Kur- oder Reha-Aufenthalte, sollten diese Informationen erfasst und berücksichtigt werden.
Um einen guten Überblick der Abwesenheiten zu erhalten, sollten diese immer in Stunden pro Tag (Urlaubstag, Feiertag, etc.) und Mitarbeiter inklusive Wohnbereich (Einsatzbereich) und Qualifikation erfasst werden. Die reine Betrachtung des Tages kann zu großen Verwerfungen führen. Schließlich ist es ein Unterschied, ob fünf geringfügig Beschäftigte mit je 1,5 Stunden (= 7,5 Stunden) im Urlaub sind oder ob fünf Vollzeitkräfte mit 8 Stunden (= 40 Stunden) fehlen.


Wenn alle Zeiten erfasst wurden, sollten Sie aus dem Dienstplan oder Controlling-System eine Auswertung wie in der Tabelle dargestellt erhalten. Um einen Überblick der verplanten Zeiten zu bekommen, empfiehlt es sich, diese mit den Vorjahreswerten zu vergleichen.In unserem Beispiel sind ca. 95 Prozent (32614 geteilt durch 34302) der Vorjahresstunden verteilt. Das ist ein guter Wert. Die monatliche Verteilung ist allerdings verbesserungswürdig. Im Monatsschnitt müssten bei gleichmäßiger Verteilung ca. 8,0 bis 8,5 Prozent pro Monat verplant werden. Im Januar liegt der Wert nur bei 3,9 Prozent – im Dezember bei 13,7 Prozent. Die anderen dargestellten Monate liegen mit 6,9 bis 9,9 Prozent im tolerierbaren Rahmen.


Um Planungsschwankungen zu vermeiden und Mitarbeitern beantragten Urlaub nicht verweigern zu müssen, ist es sinnvoll, die festen Abwesenheiten, wie z.B. Feiertage zu planen und auf mögliche Urlaubszeiträume hinzuweisen, in denen eine Genehmigung wahrscheinlicher ist.


In der Tabelle sind die Abwesenheitsstunden einer fiktiven Einrichtung dargestellt. Für das Vorjahr (2019) sind insgesamt 34 302 Stunden Abwesenheiten angefallen (= 100 Prozent). Bei gleichmäßiger Verteilung sollten pro Monat 8,33 Prozent der Abwesenheitszeiten anfallen.

Wenn dann noch einige Monate außerhalb der optimalen Verteilung liegen, muss meist nur noch mit wenigen Mitarbeitern das Gespräch zur Lösung gesucht werden. Insbesondere der Hinweis, dass es für alle entspannter ist, wenn die Abwesenheiten gleichmäßig verteilt werden, kann hierbei helfen.

Zusätzlich sollten Sie noch Kranktage pauschal mit einer Krankheitsquote von fünf Prozent einplanen Dann sind auftretende Krankheitsfälle über die notwendigen Anwesenheitsstunden bereits zum Großteil im Dienstplan berücksichtigt. Nur für eine Krankheitsspitze (z.B. über acht Prozent) muss dann noch tatsächlich ein Ersatz für die Ausfallstunden gesucht werden.


DER RAT FÜR DIE PRAXIS

  • Erfassen Sie alle bekannten Fehlzeiten, auch Feiertage, Schule und Fort  bildungen und verschaffen Sie sich einen Überblick über das nächste Jahr.
  • Verplanen Sie einen möglichst hohen Anteil (über 90 Prozent) des Urlaubs im Vorfeld.
  • Brechen Sie die Fehlzeiten herunter auf Wohnbereich und Qualifikation.
  • Achten Sie darauf, die planbaren Fehlzeiten auf alle Monate gleichmäßig zu verteilen (zwischen sieben und zehn Prozent pro Monat).
  • Prüfen Sie regelmäßig, z. B. am Monatsende – die Fehlzeiten der letzten und der kommenden Monate, wenn möglich auf Wochenebene. Insbesondere durch Fluktuation kann es zu Verschiebungen kommen.
  • Vergleichen Sie die Abwesenheiten mit den Gesamtstunden des Jahres und der Vorjahresverteilung.
  • Geben Sie im Vorfeld einen Abwesenheitskorridor bekannt, anhand dessen Sie die Urlaube genehmigen.
  • Berücksichtigen Sie pauschal einen (möglichen) Krankenstand von fünf Prozent.

 

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Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.

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Ralf Bohmann-Laing

Autor: Ralf Bohmann-Laing