Altenheim 6.2020 - Schwankungen im Jahresverlauf berücksichtigen

 

In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets einen Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im sechsten Teil geht es um die Jahresarbeitszeitverteilung.

 

DAS PROBLEM


In den ersten fünf Teilen haben wir uns mit vielen Möglichkeiten beschäftigt, die Planung zu optimieren und Personalausfallrisiken zu minimieren. Doch wie sieht das denn aus, wenn Sie alles „richtig“ machen, alle Tipps berücksichtigen und die Krankheitsquote gleichmäßig übers Jahr verteilt ist. Passt dann alles? Können Sie sich entspannt zurücklegen? Leider Nein, denn im Jahresverlauf schwankt die zur Verfügung stehende Arbeitszeit erheblich und ist somit das letzte Puzzlestück, welches für eine optimale Planung zu berücksichtigen ist.

 

LÖSUNG

Die Schwankungsbreite innerhalb der Monate ist dabei enorm und lässt (mal wieder) große Zweifel an der Sinnhaftigkeit der Stellenschlüssel auf Vollzeitkräfte (VK) Basis laut werden. In Niedersachsen ist seit einem Jahr die Stellenschlüsselberechnung auf Nettoarbeitsstunden umgestellt. Dieses Verfahren wird von uns seit Jahren favorisiert und umgesetzt. Gerade im abgelaufenen Monat Mai steht aufgrund der Feiertage nur sehr wenig Arbeitszeit zur Verfügung.

Greifen wir zurück auf die Informationen aus dem 2. Teil der Serie. Von den 365 Kalendertagen (KT) werden 205 Tage gearbeitet, so dass eine VK im Durchschnitt (40 Std/Woche) 1640 Std im Jahr bzw. rechnerisch 4,5 Std pro KT arbeitet. Diese Zeit steht pro VK für die Versorgung der Bewohner zur Verfügung und sollte pro Tag oder wenigstens Woche (=31,5 Std/Woche) gleichmäßig eingesetzt werden.

In der Realität haben wir aber starke monatliche Schwankungen zu verzeichnen. Meistens gibt es eine monatliche Festvergütung, die unabhängig von den tatsächlichen Arbeitstagen gezahlt wird. Und auch zwischen den Jahren gibt es eine unterschiedliche Anzahl an Arbeitstagen. Es gibt „arbeitgeber-" oder „arbeitnehmerfreundliche“ Jahre, je nachdem, ob die Feiertage auf Werktage oder auf ein Wochenende fallen. So stehen in 2023 nur 250 Arbeitstage zur Verfügung, während es im nächsten Jahr 255 Tage sind. Das sind immerhin 2 Prozent mehr oder weniger Personal, das zur Verfügung steht. Bei gleichen Kosten wohlgemerkt.

In der folgenden Tabelle habe ich exemplarisch für das Jahr 2023 die zur Verfügung stehende kalendertägliche Arbeitszeit für eine VK im Bundesdurchschnitt ermittelt. Je nach Bundesland schwankt die Anzahl der Arbeitstage aufgrund der Feiertage.

Dienstplanung Pflege Arbeitszeit VK Bundesdurchschnitt 2023 Beispiel

In manchen Monaten beträgt der Stunden-Unterschied über 30 Prozent

Es gibt zwei Monate (April und Dezember), in denen laut Arbeitsvertrag mit Abstand am wenigsten Stunden für die Versorgung der Bewohner zur Verfügung stehen. Während im Jahresmittel 4,43 Std/KT gearbeitet wird, sind es in diesen Monaten nur 3,73 bzw. 3,87 Std/KT.

Im März und August stehen dagegen 4,90 Std/KT zur Verfügung. Das sind über 30 Prozent Unterschied!

Diese Schwankungen können durch Urlaubsplanung und Mehr- oder Minderarbeit im Jahresverlauf ausgeglichen werden. Wichtig ist, dass in den Monaten mit hohen KT-Arbeitszeiten Mehrarbeit abgebaut wird. Das Ganze hört sich dramatischer an, als es tatsächlich ist. Für das Beispieljahr habe ich die Vorgaben für die Urlaubsplanung modifiziert:

Dienstplanung Pflege Vorgaben fr die Urlaubsplanung 2023 Beispiel

Im April und Dezember sind pro VK zwei Urlaubstage weniger zu planen, d.h. dass in diesen Monaten kaum Urlaub genommen werden kann. Dafür stehen im März und August mehr Urlaubstage zur Verfügung.

Differenzen sind mit Mehr- oder Minderarbeit auszugleichen

Damit reduziert sich die Schwankungsbreite auf nur noch 7 Prozent innerhalb der Monate. Da das in der Praxis nicht immer genauso machbar ist, müssen die verbleibenden Differenzen mit Mehr- oder Minderarbeit ausgeglichen werden.

Durch diese Auflistung zeigt sich sehr deutlich, dass die Einhaltung eines Stellenschlüssels auf vertraglicher Arbeitszeitbasis nicht wirklich zielführend ist. Insbesondere wenn diese dann noch „stichtagsbezogen“ stimmen soll. Ich hoffe, dass sich alle Bundesländer unserer Auffassung und dem Beispiel Niedersachsen anschließen und verbindliche Nettoarbeitszeiten vorgeben. Zum Wohle aller Ihnen anvertrauten Bewohner.

 

 DER RAT FÜR DIE PRAXIS

  • Erstellen vor der Urlaubsplanung eine Jahresübersicht mit Urlaubskorrektur
  • In Monaten mit hoher kalendertäglicher Arbeitszeit bauen Sie Mehrarbeit ab
  • Fragen Sie bei Prüfungen nach der resultierenden Nettoarbeitszeit aus dem Stellenschlüssel (für Niedersachsen entbehrlich).

 

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Autor: Ralf Bohmann-Laing

 

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