Altenheim 5.2020 - Überstunden als Alternative?

 

In Zeiten der Personalknappheit geht es immer mehr darum, die vorhandenen Mitarbeiter effektiv einzusetzen und stets den Überblick über die Stellenberechnung zu haben. Hiermit beschäftigt sich diese sechsteilige Serie. Im fünften Teil geht es um das Auffüllen von Stunden durch Mehrarbeit und die daraus resultierenden Kosten.

 

DAS PROBLEM


Selbst mit guter Planung und idealer Dienstbesetzung sind nicht immer genügend Mitarbeiter der notwendigen Qualifikation einsetzbar. Ob Schwangerschaften, Kündigungen oder dauerhaften Erkrankungen – immer wieder entstehen größer Lücken im Dienstplan, die kurzfristig nicht mit neuem Personal zu schließen, oder heutzutage, zum Beispiel als „Krankheitsvertretung für drei Monate“ gar nicht zu bekommen sind.
Außer der Kündigung, der man mit einer entsprechenden Kündigungszeit noch „gelassen“ entgegensehen kann, treten Schwangerschaften mit einhergehendem Beschäftigungsverbot und auch langfristige Krankheitsausfälle sehr spontan und unvorbereitet auf.

 

LÖSUNG

Hier sollen die Möglichkeiten dargestellt werden, um die Stunden möglichst kostengünstig abzudecken bis eine Neueinstellung die Lücke wieder schließt. Die erste und zumeist auch richtige Reaktion ist es, sich im Umfeld der vorhandenen Mitarbeiter umzuschauen, um zu prüfen, ob daraus die Lücke vorerst geschlossen werden kann.

Das Heranziehen von Leasingkräften ist immer nur im äußersten Notfall als Möglichkeit zu sehen. Die Kosten sprengen hier in der heutigen Zeit jeden Rahmen und in der Praxis gibt es noch viele andere Gründe, die dagegen sprechen.
Mit etwas Glück haben Sie gerade eine passende Bewerbung auf dem Schreibtisch liegen, die auch noch sofort verfügbar wäre. Dies ist jedoch eher unwahrscheinlich und deshalb bleibt nur die Möglichkeit, bei den vorhandenen Mitarbeitern das Potential zu schöpfen.
Diese ist vom Stundenumfang häufig in einer nicht unerheblichen Menge vorhanden. Der durchschnittliche Beschäftigungsumfang liegt in der stationären Pflege zwischen 70 bis 80 Prozent. Bei den Fachkräften häufig eher bei 80 Prozent, bei den Hilfskräften und Hauswirtschaft eher bei 70. Eine geringere Quote gibt Ihnen (theoretisch) eine höhere Flexibilität.

Aber selbst, wenn nur Mitarbeiter mit einer Vollzeitstelle zur Verfügung stehen, ist lt. § 3 ArbZG die Möglichkeit gegeben, bis zu 48 Stunden pro Woche zu arbeiten. Angenommen, Sie benötigen laut Stellenschlüssel 10,4 Vollzeitstellen und haben diese passend mit 13 Mitarbeitern abgedeckt. So entspricht diese einem durchschnittlichen Stellenanteil von 0,8 Vollzeitkraft (VK) pro Mitarbeiter. Wenn Ihnen jetzt davon eine Vollzeitkraft (40 Std/Woche) ausfällt, müsste der Stellenumfang auf 0,87 im Durchschnitt steigen.

Die verbliebenen zwölf Mitarbeiter müssen im Durchschnitt aber nicht 3,33 Stunden pro Woche an Mehrarbeit leisten, sondern nur 2,66. Es fallen an Arbeitszeit nur ca. 80 Prozent, also rund 32 Stunden, aus (vgl. vorherige Artikel in dieser Serie, Ausgaben Januar bis April).

 

Mehrarbeitsstunden sollten direkt ausgezahlt werden

 

Um zu vermeiden, dass sich aus so einer Situation, die durchaus häufiger vorkommen und länger dauern kann, Mehrarbeitsstunden aufbauen, sollten diese Stunden direkt ausgezahlt werden. Das empfiehlt sich im Übrigen für die meisten Mehrarbeitsstunden, die nicht aufgrund von saisonalen Schwankungen (dazu mehr im nächsten Serienteil) entstanden sind. Sonst können die angehäuften Mehrarbeitsstunden schnell eine Sogwirkung entfalten, indem ein Mitarbeiter, der z. B. eine Kündigungsfrist von zwei Monaten hat, mit Einreichung der Kündigung die Einrichtung nicht mehr betreten muss, da Resturlaub und Mehrarbeit für diese Zeit ausreichen.


Außerdem sind die Kosten einer ausbezahlten Mehrarbeitsstunde in der Regel günstiger als das spätere „Abfeiern“. In einigen Tarifen kann es durchaus zu einer gleichen, selten zu einer Mehrbelastung durch die Auszahlung kommen.


In unserem Beispiel würden „nur“ 32 Stunden an Arbeitszeit von 40 zu bezahlenden Stunden geleistet. Damit würde die Ausbezahlung ca. 20 Prozent weniger kosten als das spätere Abfeiern, da hier wieder alle Fehlzeiten voll zum Tragen kommen. Somit können Sie den Mitarbeitern für die gute Unterstützung auch noch ein monetäres Dankeschön zukommen lassen.


Die Buchhaltung und das Controlling werden ebenfalls dankbar sein, wenn sich die Mehrarbeitsstunden nicht ins Unermessliche aufbauen. Und auch die Behörden (Heimaufsicht, MDK) sind in der Anerkennung von ausgezahlten Mehrarbeitsstunden häufig begeisterter als nur von geleistesten Mehrarbeitsstunden.

 

Kosten immer in Zusammenhang mit Arbeitsleistung

Da ich in der Beratungspraxis immer wieder auf falsche Vorstellungen treffe: Die Kosten einer Arbeitsstunde entstehen immer mit Leistung der Arbeit, nicht mit der Auszahlung. Ob Sie die Stunden auszahlen oder „ansparen und abfeiern“ – die Kosten sind mit der geleisteten Arbeitsstunde entstanden.


In diesem Zusammenhang soll nicht unerwähnt bleiben, dass es die Möglichkeit gibt, mit den Mitarbeitern flexible Arbeitsverträge zu schließen. Ein bestimmter Stundenumfang wird fest vereinbart und ein bestimmter Anteil wird auf Abruf vereinbart.

Gängige Modelle sind z. B. 50 Prozent fix, 10 Prozent variabel (Teilzeit) oder 80 Prozent fix und 20 Prozent variabel (Vollzeit). Achten Sie darauf, dass der fixe Anteil das ca. Vier- bis Fünffache des variablen Anteils beträgt. Wenn Sie diese Verträge auf möglichst viele Schultern verteilen, muss mit dem einzelnen Mitarbeiter nur eine geringe Flexibilität vereinbart werden. So reichen schon acht Verträge mit einer flexiblen Quote von 12,5 Prozent, um eine komplette Vollzeitkraft als „Vertragsreserve“ in der Hinterhand zu haben. Und diese Flexibilität bringen fast alle Mitarbeiter mit. Schwankende monatliche Arbeitszeiten sind in der Pflege die Regel, nur meist nicht vereinbart.


Bei direkter vertraglicher Vereinbarung gestattet dies, dass die flexiblen Stunden zum einen als Kontingent mit verplant und entsprechend ausbezahlt werden können. Zum anderen ist es möglich, darüber hinausgehende geleistete Stunden auf das Arbeitszeitkonto zu schreiben. In den Folgemonaten, wenn die Mitarbeiterkapazität wieder erhöht wurde, können die Stunden vom Arbeitszeitkonto ohne weitere Vereinbarung ausgezahlt werden. Damit reduziert sich der Berg an Überstunden und die Mitarbeiter bekommen über einen längeren Zeitraum ein relativ gleichmäßiges, erhöhtes Entgelt. Dieses kommt den meisten Mitarbeitern sehr entgegen, da auch sie gern eine verlässliche Planung über ihr Entgelt haben möchten. Wichtig ist, dass im Regelfall die flexiblen Stunden nicht oder nur zu einem geringen Maße ausgeschöpft werden, da dieses Instrument ansonsten seine Wirkung verfehlt.

 

Die Kosten einer ausbezahlten Mehrarbeitsstunde sind in der Regel günstiger als das spätere „Abfeiern“

 

DER RAT FÜR DIE PRAXIS

  • Verteilen Sie fehlende Mitarbeiterstunden auf das vorhandene Personal.
  • Zahlen Sie strukturell angefallene Mehrarbeitsstunden direkt aus.
  • Laut Arbeitszeitgesetz dürfen im Mittel 48 Stunden pro Woche gearbeitet werden. In Spitzen sogar bis 60 Stunden.
  • Leasing ist keine brauchbare Alternative.
  • Vereinbaren Sie flexible Arbeitszeitverträge mit fixen und variablen Stundenanteil.

 

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Wenn Sie Fragen dazu haben, rufen Sie uns gern an und vereinbaren einen Beratungstermin.

Weitere Veröffentlichungen

 

 

 

 

 

 

Autor: Ralf Bohmann-Laing

 

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